registreer account  

Maak gratis een account aan! (en blijft ook gratis)

  • Toegang tot alle informatie en de downloadpagina. 
  • Elke 3 weken de tips en trucs in je mailbox
  • Advertentiebanners (zoals deze) zie je niet meer als je inlogt.
  • We zijn voorzichtig met je gegevens en verkopen ze nooit!

Registreer je hier

DigiWeten in de Praktijk

Laatst bijgewerkt: 09 december 2018

De digiwetten

De DigiWetten zijn inzichten die je in het achterhoofd kan houden wanneer je aan het werk bent. Ze geven houvast wanneer op zoek moet gaan of een werkproces geoptimaliseerd kan worden. 

Het "hoe" is voor later en hoef je niet alleen te bedenken. Je kan dan allerlei hulp organiseren. In de meeste organisaties is die aanwezig. Denk hierbij aan powerusers, digitale wijsneuzen, applicatiebeheerders, collega's van afdeling ICT. Door regelmatig de huidige manier van werken tegen het licht te houden kan gekeken worden of met de bestaande of nieuwe digitale mogelijkheden werk efficiënter gedaan kan worden. Met als doel om zo meer tijd te maken voor de klant of leerling. Veel werknemers hebben zelf vaak een prima gevoel of een manier van werken vatbaar is voor verbetering. Het signaleren is belangrijker dan meteen de oplossing hebben. Die kan je vervolgens met collega's, powerusers en functioneel beheerders of andere klankborden gaan uitwerken. 

DigiWet 1: Zet de waan van de dag even opzij

Dit is meteen de belangrijkste. Door dit deze momenten belangrijk te gaan vinden en hier tijd voor in te ruimen is vaak een hoop te winnen. De waan van de dag regeert over het algemeen. Klanten en leerlingen gaan altijd voor. Ergens is dat prima maar als je door pas op de plaats kan maken en er voor kan zorgen dat er meer tijd vrijkomt voor de geliefde klanten en leerlingen dan mag dat toch wel even? Je hoeft echt geen uren met zijn allen te gaan zitten. Maar door in een grote groep te brainstormen en daarna in kleine groepjes verder te werken zal het zich zeker terugbetalen. Maak dus gewoon tijd die word dubbel en dwars teruggewonnen. 

DigiWet 2: Herhalend en terugkomend werk? Stel de vraag: Wat is de beste manier?

Als bepaalde werkzaamheden op de computer je veel tijd kosten, zijn dat de eerste die je moet onderzoeken of het niet anders kan. Zeker als ze regelmatig voorkomen. Ga er maar van uit dat voor veel dingen die je herhalend zit te doen een oplossing is gemaakt. Soms is het mogelijk door kleine aanpassingen in de manier van werken veel tijdwinst te realiseren. Het heeft me als professioneel automatiseerder wel vaker verbaasd hoe simpel een oplossing kan zijn om toch een grote besparing op te lossen in tijd en geld. 

DigiWet 3: Verzamel gegevens indien mogelijk digitaal

Het verzamelen van informatie gebeurt op allerlei diverse manieren. Nog te vaak is een papieren formulier hier een bron voor. Door onduidelijk handschrift, de vrijheid bij het invullen, het kwijtraken van formulieren of de interpretatie van de persoon die de gegevens overneemt worden fouten gemaakt en ontstaan problemen. Verkeerde naam, adres, telefoonnummer. Er moet weer achteraan gebelt worden. Brieven gaan naar het verkeerde adres enzovoort. Dit kost bergen met tijd en geld. Bovendien gaat er tijd verloren bij het overnemen van gegevens. Dit kost geld. Een digitaal formulier heeft als voordeel dat het eenduidig is en de invuller kan dwingen om bepaalde keuzes te maken. Ook kan er na het invullen van het formulier een automatisch proces gestart worden. 

DigiWet 4: Streef ernaar gegevens maar één keer in te hoeven geven.

Het is een mooi streven en zal zeker niet altijd haalbaar blijken. Maar vaak is er wel een manier om te voorkomen dat dezelfde gegevens in verschillende bronnen handmatig moeten worden opgeslagen. Dat kan opgelost worden door te kijken of de verschillende bronnen niet samengevoegd kunnen worden. Er kan gekeken worden of de bronnen niet gekoppeld kunnen worden. Hier is in sommige gevallen de hulp van de IT-afdeling bij nodig. Organiseer dit.

DigiWet 5: 20% is techniek, 80% organisatie

Het vertrouwen in techniek is groot. Vaak te groot. Daardoor zijn de verwachtingen vaak ook te hoog. Er wordt dan gedacht dat als eenmaal de technische oplossing geleverd is de organisatie wel mee zal bewegen. Dit is maar voor een heel klein deel waar. Als computergebruikers niet regelmatig gemotiveerd worden om de voorliggende technische oplossingen te gaan gebruiken zal men bij de huidige manier van werken blijven. De meeste mensen houden niet van verandering. En het zijn toch altijd de mensen die de techniek gebruiken en niet andersom. In alle gevallen blijkt elke keer weer dat het organiseren en communiceren de meeste tijd in beslag neemt.

Om mensen aan te zetten te veranderen kan door dwang en de huidige manier onmogelijk maken. We halen de PC’s weg en iedereen gaat op een laptop werken. Door beleid: Van hogerhand wordt bepaald dat alleen digitale formulieren nog toegestaan zijn. Of door gedrag: Je kan alleen een afspraak met mij maken als je die zelf in mijn digitale agenda zet. Of een combinatie van deze manieren. Nog een belangrijk facet is consequent zijn door mensen aan te spreken. De meeste medewerking blijkt uit onderzoek is als je samen met afdeling of team op zoek gaat naar verbeteringen en samen de besluiten neemt.

Tip: Benoem in je afdeling of team één of meer power users. Je kan dan als groep besluiten deze mensen het laatste woord te geven als er geen overeenstemming zou zijn.

DigiWet 6: Één keer maken, zo vaak mogelijk gebruiken

Als je iets maakt dat tijd kost om te maken maar veel tijdwinst opleverd is het de moeite waard om er tijd in te investeren. Dit laatste wordt vaak niet gedaan. Er wordt vaak veel tijd besteed aan brandjes blussen en veel minder tijd om ze te voorkomen. Investeer tijd om een goede oplossing te maken voor een probleem. Evalueer regelmatig en bekijk of het anders en beter kan. Zo voorkom je dubbel werk.Een mooi voorbeeld hiervan zijn sjablonen. Ze worden nog te weinig ingezet. Vaak wordt er een document steeds hergebruikt door het leeg te maken of op te slaan als. Dit kan efficiënter.

Ik hoop dat bovenstaande bij kan dragen aan efficiënter werken voor jouw afdeling of binnen je team. Uiteindelijk doen we het voor de klant of leerling en willen we daar de meeste tijd aan kunnen besteden. Houdt bovenstaande in het achterhoofd en dat kan gerealiseerd worden. 

 

Tags: werken, efficienter werken, werkproces, optimaliseren, sneller

Vindt je het leuk wat je ziet?

Houdt ons dan in de gaten en volg ons.