registreer account  

Maak gratis een account aan! (en blijft ook gratis)

  • Toegang tot alle informatie en de downloadpagina. 
  • Elke 3 weken de tips en trucs in je mailbox
  • Advertentiebanners (zoals deze) zie je niet meer als je inlogt.
  • We zijn voorzichtig met je gegevens en verkopen ze nooit!

Registreer je hier

DigiWeten in de Praktijk

Laatst bijgewerkt: 28 december 2018

Nee bedankt wij hebben liever oude problemen

Mensen voelen zich veiliger met oude oplossingen. Je weet wat je hebt en wat het doet. Maar of dat verstandig is?

Verander-verwachtingen-management

Die collega is ook zo'n digitale wijsneus. Hij heeft elke week wel weer iets nieuws. Bijzonder van hem is dat hij al zo lang getrouwd is met dezelfde vrouw. Daar hoeft hij kennelijk geen nieuwe voor elke maand. Veel mensen moeten niks van verandering hebben. Het is niet in onze aard om te veranderen. Als bevalt wat we hebben, dan waarom zouden we dat veranderen? En aangezien we niet weten wat we niet weten ga je er ook niet naar op zoek. 

Er is zelfs een hele nieuwe vorm van management voor bedacht: verandermanagement. We moeten dus verandering gaan regelen. Dat is Agile enzo. Niet zo lang geleden hadden we al verwachtingmanagent bedacht. Want ook onze verwachtingen moeten gemanaged worden. Maar manage je het onverwachte? Door het verandermanagement te noemen. Zo is de cirkel weer rond. Waarom kunnen we er niet iets simpels van maken dat veranderen? Waarom is er vaak een strijd tussen de mensen die het een en ander willen veranderen en degene die bij het oude willen blijven? 

liever oude problemen dan nieuwe oplossingen

Meebewegen of doodgaan

In de basis is daar ook niks mee. In een snel veranderende wereld moet je meebewegen of doodgaan is het devies. Alleen als de natuur van de meeste mensen is om niet te bewegen maar gewoon stil te blijven staan. Op de plaats rust. Hoe doe je dat dan? Als medewerkers het nut niet in (kunnen) zien van een nieuwe ontwikkeling dan zal de wil om hierin mee te gaan er ook niet komen. Zien is geloven. Voor mijn werk als Office 365/Sharepoint beheerder heb ik wel eens een "Showroom" gebouwd. Gewoon laten zien waar de software toe in staat is. Het stond pontificaal op de eerste pagina waar men op terrecht kwam na het inloggen. Niemand die het zag. 1300 man personeel kwam dagelijks op deze pagina en zag daar niet de knop "Showroom" staan. Of zag het wel maar dacht dan: "Wat moet ik ermee? Ik heb het druk en iets beters te doen".

Showroom

Het is ook mijn fout geweest. "Showroom" zegt niemand iets. "Je bestanden sneller en beter vinden met labels." trekt meer aandacht. Daar hebben mensen gelijk een idee bij. Ik heb in de loop der jaren (weer) leren denken als een computergebruiker. Die denken anders dan jij als professioneel IT'er. Computergebruikers denken namelijk vanuit de praktijk en de werkzaamheden die collega's, klanten of leerlingen met zich meebrengen. Als techneut denk je vanuit de techniek. Dat is een hele andere benadering. Ik riep dan ook wel eens: "Wie heeft er problemen? Ik heb mooie oplossingen".

Voor elke oplossing een probleem zoeken

Als niemand zijn dagelijkse werkzaamheden ziet als mogelijk problematisch, waarom zou je dan op zoek gaan naar, of geïnteresseerd zijn in oplossingen. Techneuten zoeken voor elke oplossing een bijpassend probleem. Computergebruikers zoeken naar bestanden, gegevens, contracten, overeenkomsten, e-mails en alle andere zaken die je nodig hebt om je klant of leerling van dienst te kunnen zijn. Als IT techneut ben je vaak fan van de software waar je mee werkt. Je bent dan een prediker die graag zijn volgelingen duidelijk wil maken dat deze oplossing de juiste weg is. Het is alleen jammer dat de volgelingen met andere zaken bezig zijn. Zij hebben geen tijd om naar je mooie verhalen te luisteren en zien het alleen als iets dat hen tijd kost in plaats van besparen. 

Contact gezocht

Vaak zitten computergebruikers, applicatie beheerders en andere IT'ers ver uit elkaar. En komen ook niet echt bij elkaar over de vloer. Veel medewerkers van andere afdelingen hebben vaker contact met elkaar. Afdeling Financiën, Personeelszaken, Salarisadministratie hebben regelmatig iets met elkaar te bespreken. Er is regelmatig overleg om het werk goed te laten verlopen. Dat zou ook wat betreft de digitale problemen en oplossingen vaker moeten gebeuren. Door de juiste mensen bij elkaar te brengen kan veel efficiëntie bereikt worden. Het doel is om meer tijd vrij te maken voor collega's, klanten en leerlingen door de computers meer werk te laten doen en ze beter en effectiever in te zetten. 

 

tigerstone machinaal bestraten

Veel mensen zijn bang dat als zij meer met automatisering doen zij zichzelf overbodig maken. Het verleden en de praktijk laat iets anders zien. Zeker als het gaat om kantoorautomatisering. "Simpel werk" wordt nog wel eens door een robot overgenomen. En zelfs op die plekken is het vaak meer een hulp dan een vervanging. Het mooiste voorbeeld is een Nederlandse vinding. De Tigerstone. (Ik heb geen aandelen) Een machine die het zware werk overneemt en de stratenmakers helpt bij het leggen van de stenen. Niet mee bukken. De stratenmakers hebben nog steeds werk. Er moet nog steeds met vakkennis en kunde gewerkt worden met behulp van de Tigerstone machine. Men werkt sneller, beter en prettiger. Dat is voor mij het doel van automatisering. Een hulp bij de vervelende klussen zodat je meer tijd overhoud voor de belangrijkere zaken zoals klanten, collega's en leerlingen. 

 

Veel te weinig in gesprek

Vreemd genoeg wordt het gesprek veel te weinig gevoerd bij veel organisaties en bedrijven.  De kosten zijn volgens het onderzoek van de Universiteit Twente minimaal 20 miljard euro in Nederland alleen. En het zijn vaak verborgen kosten. Een voorbeeld dat het heel duidelijk maakt en op mijn eigen praktijk is gebaseerd: Niet bekend zijn met Afdruk samenvoegen (Excel lijst met adressen, standaardbrief en in 2 minuten 300 persoonlijke brieven) en deze 300 brieven dan maar met de hand van adressen voorzien. 2 dagen werk. En dit soort akties gebeuren dagelijks bij heel veel bedrijven. Die kosten ontzettend veel geld. En het heeft niet met domme mensen te maken. Veel van deze mensen hebben succesvol een MBO of HBO opleiding gedaan. Een rijbewijs gehaald. Het is onwetendheid. Niet weten, wat je niet weet. 

 

Niet weten wat je niet weet. 

Als je niet weet dat voor je werkzaamheden er makkelijkere en snellere oplossingen zijn om je daar bij te helpen dan zal je er ook niet naar op zoek gaan. Jarenlang doen hele afdelingen dezelfde (digitale) werkzaamheden op dezelfde manier. De digitale wereld ontwikkeld zich en heeft elke dag nieuwe manieren om werkzaamheden te doen, te organiseren of te communiceren. Oplossingen waar je een keuze uit kan maken. Je hoeft niet alles te weten, niet alles toe te passen. Kijk waar de werkzaamheden van jou en je collega's uit bestaan en kijk of er verbeteringen mogelijk zijn. Ik geef je hieronder gereedschappen om je daar bij te helpen. Het aller-aller-aller-belangrijkste is om het gesprek hierover op gang te helpen en te houden. 

Boek quote confusius weten wat men niet weet is kennis

Niks persoonlijks

Heb het hierbij over het werkproces en niet over hoe mensen hun werk doen. Houdt het zakelijk en maak het niet persoonlijk. Niet:  "Marijke, jij doet het organiseren van vergaderingen op een erg ingewikkelde manier die veel tijd kost. Ik heb een oplossing die dat voor je versneld." Maar: "Beste mensen ik wil eens kijken of we het maken van afspraken en plannen van vergaderen niet anders kunnen regelen. We zijn er nu veel tijd aan kwijt. Ik zou graag samen met iemand dit willen onderzoeken. Wie doet er mee? Jij misschien Marijke"

En hoe kom je er achter welke werkzaamheden hiervoor in aanmerking komen? Hoe kan je deze opsporen? Ik heb de hulp hiervoor de digiwetten genoemd. Het zijn handvaten die je hierbij kunnen helpen. De eerste en belangrijkste zal ik je hier verklappen: Maak er tijd voor vrij! Zet de waan van de dag opzij en maak het belangrijk. Je hoeft geen ellenlange digiweten vergadering te houden. Dit kan je elke week een kwartier doen. Zet het structureel op de agenda van de afdeling of team. Kijk wie hier ook mee aan de slag wil. Er zijn altijd kartrekkers voor nodig om dit soort zaken op te pakken. Als je een aantal mensen van je afdeling of team bij elkaar hebt, is het begin er. Je kan ook onderstaande tekst gebruiken en deze naar je team leden sturen. 

 

 

Beste Collega's,

Bij deze wil ik jullie uitnodigen om samen met mij onze (digitale) werkprocessen gestructureerd regelmatig te evalueren. Met de steeds veranderende digitale wereld komen er dagelijks oplossingen bij die ons werk makkelijker en efficiënter kunnen maken. 

Mijn doel hiermee is om meer tijd vrij te maken voor onze klanten/leerlingen/collega's en het vaak vervelende werk aan de computers over te laten. 

Samen met een aantal collega's wil ik op onderzoek gaan en de werkprocessen die zich daarvoor lenen aan te pakken. 

Wie ziet met mij hier het belang van in en wil zich hiervoor inzetten?

Optioneel:

Onlangs stuite ik op de website www.digiweten.nl en heeft een aantal handige gereedschappen en inzichten die ons hierbij kunnen helpen. Er staan ook leuke en handige tips en trucks op. Ik wil je vooral de volgende artikelen aanraden om te lezen:

Nee bedankt wij hebben liever oude problemen

De 5 inzichten van het digiweten

5 voorbeelden waarom computers niet moeilijk te begrijpen zijn

 

 

Door nu 1 keer per week (in het begin) of 1 keer per maand (als het loopt) met elkaar in gesprek te gaan kan je deze manier van langs elkaar heen werken tegengaan.  Op den duur kan je je groepje aanvullen met een groep van digitale wijsneuzen, powerusers van andere afdelingen. Applicatiebeheerders en databasebeheerder zijn vaak ook erg handig om uit te nodigen en/of use cases voor te leggen. 

Vergeet zeker ook de andere leden van het team niet. Als alleen de digitaal vaardigere collega's bij elkaar gaan zitten is er van een goede kruisbestuiving geen sprake. En de personen die misschien iets minder digitaal vaardig zijn kunnen nog wel erg goede vragen stellen. Een goede mix van kennis, kunde en perspectieven is ideaal om in je groep te hebben.  

Gebruik de 3 artikelen in de voorbeeld mail hierboven als je leidraad. En geef je op voor de Mail met computertips en Trucks en DigiWeten nieuws of nog beter maak een gratis digiweten account aan. Zo krijg je én de mail én gratis toegang tot alle informatie.  

 

Als je vragen hebt, eens wilt klankborden of wat hulp wilt bij bovenstaande dan kan je altijd contact opnemen via de contactpagina.

 

Tags: digitale vaardigheden, verandermanagement, verwachtingsmanagement, digitale oplossingen