Vergadercoma weg door Lijstjes
Een voorbeeld van hoe de combinatie van goede afspraken maken en de digitale oplossing bestaat uit een aantal lijstjes op één pagina. Technisch gezien geen ingewikkeld verhaal en er hoefde niks nieuws aangeschaft te worden. (Besparing per jaar: € 17.280,-)
Vanuit Lean, Agile en andere “hoe kunnen we sneller en efficienter werken” methodes kwam de vraag binnen of ik in Office 365 een overzicht kon maken voor de vergadering. Zo kon het team in één oogopslag zien wat de status was van de dingen die speelde op de afdeling. Ik maakte een SharePoint pagina met een aantal lijstjes onder elkaar. Er waren lijstjes voor: Actiepunten, Belemmeringen, Besluiten en Projecten. Tot slot nog een teamagenda.
Bij de items op de lijstjes kon aangegeven worden of deze wel of niet tijdens de “standup” besproken moesten worden. Ook verdwenen de oudere items weer automatisch uit beeld.
Door de standaard ingebouwde waarschuwingen in te stellen van de Office 365 sharepointlijstjes kreeg men een overzicht van de wijzigingen op het door de gebruiker gewenste tijdstip. Later hoorde ik dat de vergadertijd van 2 uur naar 30 minuten was gegaan. Onder andere door met deze lijstjes te werken.
Besparing per jaar: 48 (weken/vergaderingen) x 8 (Teamleden) x 90 (minuten) : 60 (minuten) x 30 euro (gemiddeld uurloon) = € 17.280,-
Je bent niet ingelogd ( Registreren ? )
of reageer als bezoeker
Wees de eerste die reageert.