De Digiwetten zijn je houvast in de digitale wereld
Meer tijd en aandacht voor klant of leerling. Wie wil dat niet? De kwaliteit van het werk zou er op voorruitgaan samen met de resultaten van je organisatie. Om in de hectiek van de werkdag te weten wanneer je extra aandacht moet hebben voor hoe je bezig bent om zodoende tijdverspilling te voorkomen heb ik een aantal handvaten bedacht. Deze heten de DigiWetten.
Digiwet 1: Zet de waan van de dag tijdelijk opzij voor (betere) digitale oplossingen |
|
Het moeilijkste is om even stil te staan om brandjes te voorkomen, in plaats van de hele dag rennend brandjes te blussen. |
Het helpen van leerlingen of klanten is een constante bron van aandacht. We hebben in de loop der tijd geleerd om bepaalde werkzaamheden op een bepaalde manier te doen. Deze vaste manier van werken geeft zekerheid. Je weet immers dat het (goed) werkt.
De digitale wereld ontwikkeld zich constant en er kunnen dus nieuwe oplossingen zijn bijgekomen voor bepaalde werkzaamheden die efficiënter werken dan de huidige. Vaak komt het voor dat ooit iemand een manier van werken heeft gevonden zonder te kijken of het ook een de meeste efficiënte manier is. Het werkt en we moeten door.
Het grootste struikelblok bij het vinden en in gebruik nemen van betere digitale oplossingen is tijdgebrek. De onderstaande holbewoners met de vierkante wielen laten dit heel duidelijk zien.
Toch betaald de tijd die je investeert in het evalueren van de huidige (digitale) oplossingen en het vinden van betere oplossingen zich dubbel en dwars terug. Net zoals de holbewoners zich superveel tijd en moeite kunnen besparen door de ronde wielen te gaan gebruiken.
Lean bij Toyota
Bij Toyota hebben ze dit al jaren geleden gedaan. Natuurlijk hebben ze daar nooit vierkante wielen gehad. Zij zijn het voorkomen van verspilling (o.a. tijd en geld) heel erg belangrijk gaan vinden. Beter even bezinnen, problemen oplossen en dan weer verder werken. Beter dan door blijven jakkeren en veel tijd en geld verliezen. Elke medewerker mag de hele fabriek stilleggen als hij of zij een dergelijke verspilling ontdekt. Er wordt niet verder geproduceerd tot het opgelost is. Verder werken zou immers meer verspilling betekenen.
Op de teamagenda als terugkerend onderwerp
Binnen een team of afdeling zou regelmatig bespreken van (betere) digitale oplossingen terug kunnen keren door het op de teamagenda te zetten. Door het als een terugkerend onderwerp te behandelen kan er consequent aan gewerkt wordt om de werkprocessen te verbeteren.
Door regelmatig als team of afdeling met elkaar te bespreken kan iedereen hierover meedenken en blijft het onder de aandacht. In groepjes een proces evalueren en dan bekijken of er ruimte voor verbetering gevonden kan worden. In het begin zou het wekelijks behandeld kunnen worden en op termijn kan het wellicht volstaan met maandelijkse aandacht. Naar gelang de behoefte. Als het maar aandacht blijft krijgen. De ontwikkelingen staan namelijk niet stil. Maak het dus belangrijk en ruim er regelmatig tijd voor in.
Digiwet 2: Digitale oplossingen 20% techniek, 80% organisatie |
80% van het werk bestaat uit overleg, afspraken maken en het zorgen voor het naleven ervan, 20% is de techniek. |
Vaak wordt overschat hoe ingewikkeld of lastig het technische gedeelte is van een digitale oplossing. Tegelijkertijd wordt onderschat hoe lastig het kan zijn om een digitale oplossing door collega’s geaccepteerd te krijgen.
De cartoon bij DigiWet 1 met de holbewoners is erg treffend hoe veel mensen aankijken tegen nieuwe dingen in het algemeen. Bij Digitale zaken is er vaak sneller emotie bij betrokken. Onnodige schaamte voor de digitale vaardigheden, onzekerheid en soms zelfs angst voor alles dat digitaal is. En van de innovators de angst om anderen voor de kop te stoten of als betweter bekend te komen staan. Terwijl toch iedereen gebaat is als er meer tijd vrij komt voor klant of leerling?
Er zijn boeken over vol geschreven en de grootste softwarebedrijven zijn druk bezig met wat men “User adoption” is gaan noemen. Hoe krijg je medewerkers zo ver dat ze gaan meewerken met digitale verbeteringen?
Wat heb ik er aan?
Ik denk dat het neerkomt op een antwoord op de vraag die elke collega zal stellen: Wat heb ík er aan? Hoe helpt het bij het werk? Wordt het werk er sneller, efficiënter of leuker van? Als je dat duidelijk kan maken zal het sneller geadopteerd worden. Als mensen zien wat zij er zelf mee opschieten dan zijn ze eerder geneigd het te gebruiken.
Als je bij de kartrekkers hoort dan is onderstaande afbeelding misschien een goede ondersteuning om de moed er in te houden. Het is de adoption Curve van Rodgers. Het verteld hoe mensen in het algemeen reageren op nieuwe innovaties.
Met geduld en praktijk voorbeelden laten zien zijn erg belangrijk. Ook ondersteuning van management is hierin belangrijk. Het is iets voor de lange adem.
DigiWet 3 Herhalend en terugkomend werk?
|
Of het nu om kleine of grote automatisering gaat: Tijdswinst zit in het herhalend werk overlaten aan de computer. |
Als de computer ergens goed in is, dan is het wel een handeling eindeloos herhalen tot de taak klaar is. Toch kiezen er dagelijks heel veel mensen voor om het werk van een computer te doen terwijl zij ook mensenwerk kunnen doen: Klanten en leerlingen helpen.
Zeker als een bepaalde klus elke dag, week of maand terugkomt is er al snel tijd, geld en vergeet niet ergernis te besparen door op zoek te gaan naar een (betere) manier om dit digitaal te doen.
Dit hoeven geen grote automatiseringsvraagstukken te zijn. Dit kan zo simpel zijn als een sneltoets. Sneltoetsen zijn al meteen 30% sneller dan werken met een muis. Als je een bepaalde functie veel gebruikt in een programma waar een sneltoets voor is dan scheelt het je veel tijd om deze aan te leren.
Een steeds terugkerende taak kan eruit bestaan dat je bepaalde gegevens elke maand bij elkaar moet zoeken. Misschien ook uit verschillende bronnen. Veel mensen zijn een dag bezig om alle gegevens bij elkaar te brengen en op een begrijpelijke manier aan elkaar te verbinden.
De Vraag stellen
Het belangrijkst bij het vinden van dit soort verbeteringen is om de vraag te stellen of hoe je werkt beter kan. Bewustwording en de vraag stellen dat je misschien niet heel handig bezig bent is veel belangrijker dan dat je de computerkennis hebt om die te vraag te beantwoorden.
Mensen zijn hier vaak terughoudend in omdat ze denken dom gevonden te worden. Ook daar ben je niet alleen in. Als je de inzichten van het digiweten / Is een Digibeet dom? leest zul je zien dat deze schaamte niet nodig is. Je hoeft niet alles te weten. Je zou dus wel de vraag moeten gaan stellen.
Er zijn dan vaak een hoop mensen die je kunnen helpen de vraag te beantwoorden. Een aantal voorbeelden zijn je directe collega’s, De Helpdesk, Functioneel beheerders, Applicatie beheerder, Informatiemanager. Ook het internet is een bron van antwoorden voor dit soort vragen. In het artikel: Hoe kom ik tot een goede digitale oplossing? help ik je de vraag te stellen en beantwoord te krijgen.
Digiwet 3: Verzamel gegevens indien mogelijk digitaal |
|
Het digitaal verzamelen van gegevens scheelt zo veel tijd en ergernis voor zowel klant of leerling als de medewerker die er iets mee doet. |
Het streven naar het digitaal verzamelen is een mooi uitgangspunt. Er zijn nog steeds regelmatig goede redenen te bedenken waarom je papier zou willen gebruiken. In veel gevallen is het digitaal verzamelen van gegevens een betere optie.
De voordelen van gegevens digitaal verzamelen:
- Klant of leerling beter helpen bij het invullen.
Door te verwijzen naar meer informatie indien gewenst. - Geen onleesbaar handschrift ontcijferen
En zo misverstanden veroorzaken of na moeten bellen. - Bepaald soort gegevens
Telefoonnummer, Postcode, geboortedatum moeten aan voorwaarden voldoen. - Volledig ingevulde gegevens
Anders kan het formulier niet opgeslagen/ingestuurd worden - De eerste en laatste keer dat de gegevens ingevuld hoeven worden.
Zo voorkom je typefouten bij het overnemen.
Een Digitaal formulier kan een leesbaar, volledig ingevuld resultaat opleveren. De datum moet een datum zijn en een postcode een postcode voor het formulier toestaat verstuurd te worden. Deze vrijheid laat een papieren formulier wel. Dat zorgt dan ook vaak voor misverstanden, onduidelijkheden en ergernis bij de klant of leerling en de medewerker die het op mag lossen.
Door digitale processen goed in te richten kan het de laatste keer zijn dat de gegevens ergens ingetypt hoeven te worden. Dit voorkomt behalve meer werk ook typefouten en de vaak kostbare en/of ergerlijke gevolgen daarvan.
Als je dus het idee hebt dat je dezelfde gegevens in allerlei verschillende systemen moet ingeven of als er gegevens op papier worden verzameld dan is het tijd om aan de bel te trekken en een vraag te formuleren zoals je bij DigiWet 2 hebt kunnen lezen. Er is vast een antwoord op jouw vraag die je onnodig en misschien wel vervelend werk en tijd kan besparen.
Digiwet 5: één keer maken, zo vaak mogelijk gebruiken |
|
Misschien hebben meer mensen dan je denkt dezelfde vraag en kan je samen zoeken naar een oplossing. |
Een digitale oplossing kan ingewikkeld of heel simpel zijn. Als er tijd nodig is om werkzaamheden die veel tijd kosten efficiënter te maken moet daar ruimte voor gemaakt worden. Als werkzaamheden vaak voorkomen zullen ze sneller geoptimaliseerd kunnen worden. In veel gevallen is daar geen dure externe expertise voor nodig. Wat collega’s samen weten is vaak al genoeg om verbeteringen te kunnen realiseren.
Het doel is uiteraard om een digitale oplossing te maken die je nog vaak gaat gebruiken. Zo haal je er het meeste profijt uit. Onthoudt dat jij niet de oplossing hoeft te maken. Als je dat kan is dat mooi maar veel belangrijker is de vraag kunnen en durven stellen. Het is al een kunst om de juiste vraag te formuleren.
IT Succes: Asking the right question so you don’t solve the wrong problem.
Hoe kom ik tot een goede digitale oplossing?
Voor je (samen) iets gaat maken beantwoord de volgende vragen:
Hoeveel tijd kost het werk nu?
Het werkproces dat je wilt verbeteren kost nu een bepaalde hoeveelheid tijd. Zorg dat je daar inzicht in krijgt. Je zou de bijbehorende handelingen kunnen timen met een stopwatch en dat vermenigvuldigen met hoe vaak dit nodig is om het werk te doen. Door het ook nog te vermenigvuldigen met de hoeveelheid mensen die dit werk doen heb je de hoeveelheid tijd die je nu kwijt bent.
Wie zal er baat bij hebben?
Misschien is de oplossing niet alleen voor jouw team of afdeling interessant maar voor de hele organisatie. Als je van te voren weet wie er baat bij zal hebben kan je ook rekening houden tijdens het maken ervan. Het zal je ook helpen bij het krijgen van ondersteuning en draagkracht. Je kan er al in het begin andere teams bij betrekken. Er zitten vast mensen bij die je goed kunnen helpen om er een succes van te maken.
Hoeveel tijd zal het besparen?
Als je inzichtelijk kan maken hoeveel tijd je gaat besparen zul je sneller de handen op elkaar krijgen voor je oplossing. Dit mag deels natte vingerwerk zijn. Meestal kan je niet exact zeggen hoeveel tijd je wint op basis van een idee. Als je het inzichtelijk maakt dan kan je de meeste mensen overtuigen dat er op zijn minst onderzocht moet worden of je werkproces voor verbetering vatbaar is.
Stuur mij de DigiWetten op in een makkelijk overzicht!
Onze Mogelijkheden voor jou en/of je organisatie.
Tags: digiwetten, gereedschappen
Je bent niet ingelogd ( Registreren ? )
of reageer als bezoeker
Wees de eerste die reageert.